Florentin Ganea · 24.10.2026 · 7 minute de citit
Răspunsul scurt: FIFO (first in, first out) înseamnă că iese primul lotul care a intrat primul. FEFO (first expired, first out) înseamnă că iese primul lotul care expiră primul, chiar dacă a intrat mai târziu. Pentru marfa cu termen de expirare folosești FEFO, pentru marfa fără termen ajunge FIFO, iar ca regula să fie respectată la raft îți trebuie lotul și data expirării înregistrate de la recepție până la culegere.
În majoritatea depozitelor pe care le-am văzut, regula scrisă în proceduri e „FIFO”. La raft se întâmplă altceva: operatorul ia baxul cel mai la îndemână. Atâta timp cât marfa vine în ordinea termenelor, nimeni nu observă. Observi la inventar, când găsești în spatele raftului paleți expirați pe care nu i-a cerut nimeni, sau la clientul din retail care îți întoarce o livrare pentru că termenul rămas e prea scurt.
Atenție la o confuzie frecventă. Regulile de mai sus sunt reguli fizice: ce lot iei de pe raft. În contabilitate, FIFO și LIFO sunt metode de evaluare a stocurilor, adică prețul la care descarci ieșirile. Sunt două lucruri separate: poți culege FEFO în depozit și evalua contabil după altă metodă. Din câte știu, reglementările contabile din România nu permit LIFO ca metodă de evaluare. Ce metodă folosește firma ta și ce e permis verifici cu contabilul.
| FIFO | FEFO | LIFO | |
|---|---|---|---|
| Ce iese primul | Lotul intrat cel mai devreme | Lotul care expiră cel mai devreme | Lotul intrat cel mai recent |
| Pentru ce marfă | Marfă fără termen: piese, scule, textile, ambalaje | Marfă cu termen: alimente, băuturi, farma, cosmetice, chimice | Rar, la marfă vrac fără termen, unde accesul impune ordinea |
| Ce date îți trebuie | Data recepției pe fiecare lot sau palet | Lotul și data expirării, la recepție, pe locație și la culegere | Data recepției |
| Excel | Sortare după data intrării; operatorul ține minte ordinea | Coloane lot și expirare, sortare după dată; nimic nu oprește lotul greșit | Nu are rost să-l urmărești |
| ERP | Descarcă cantitatea, de obicei fără locație | Lotul pe document, dacă e configurat, dar nu spune de pe ce raft îl iei | La fel ca FIFO |
| WMS | Alege lotul și locația după data intrării | Alege lotul și locația după expirare și blochează la scanare lotul greșit | Configurabil, folosit rar |
| Riscul când e ținut greșit | Marfă veche care se învechește în spate și ajunge stoc mort | Marfă expirată pe raft, casări, livrări refuzate de client | Marfa de jos nu mai iese niciodată |
Când un lot intră mai târziu, dar expiră mai devreme. Se întâmplă mai des decât pare: furnizorul îți trimite marfă din stocul lui mai vechi, ai cumpărat un lot la ofertă cu termen scurt, un retur de la client vine înapoi cu lotul lui, sau două fabrici ale aceluiași producător au termene de valabilitate diferite pentru același produs. Cu FIFO ai livra lotul vechi, cu termen lung, și ai lăsa pe raft lotul nou, care expiră peste trei săptămâni.
Cazul e frecvent la alimentare, băuturi, farma, cosmetice și chimice. Dacă depozitul tău are marfă cu termen, regula corectă e FEFO, iar FIFO devine doar criteriul de departajare între două loturi cu aceeași dată de expirare.
Pentru că un lot nu trebuie doar să iasă la timp, trebuie să ajungă la client cu destul termen ca acesta să-l poată vinde. Lanțurile de retail cer de obicei un termen minim rămas la recepție. O practică des întâlnită e două treimi din termenul total: la un produs cu 12 luni valabilitate, clientul vrea cel puțin 8 luni rămase. E o practică uzuală, nu o regulă, iar pragul exact e în contractul fiecărui client.
Consecința practică: FEFO singur nu ajunge. Un lot care respectă FEFO, dar are 5 luni rămase, e corect pentru un magazin de cartier și refuzat de un hipermarket. Pragul pe client trebuie ținut undeva unde îl vede cine pregătește comanda, altfel îl afli la recepția clientului.
Trei puncte în care lotul și data expirării trebuie să fie cunoscute:
Pui pe fiecare rând de stoc produsul, lotul, data expirării, locația și cantitatea, sortezi după data expirării și tipărești lista pentru culegere. Merge într-un depozit mic, cu puține loturi și un om care știe marfa. Limitele apar repede: fișierul se actualizează după ce s-a mișcat marfa, deci e mereu puțin în urmă, operatorul trebuie să-și amintească ce lot să ia, și nimic nu-l oprește dacă ia baxul din față. Când apar mai mulți operatori sau câteva sute de loturi active, greșelile se adună. Detalii în: WMS sau Excel.
Majoritatea ERP-urilor pot ține lotul pe document, dacă e configurat. Pe factură sau pe avizul de ieșire apare lotul, iar trasabilitatea e rezolvată pe hârtie. Ce nu face ERP-ul, de regulă, e să știe pe ce raft stă fiecare lot. Îți spune ce lot să descarci din stoc, dar nu de unde îl iei fizic, așa că operatorul tot din memorie caută.
Un WMS știe lotul pe fiecare locație. La culegere alege el lotul cu termenul cel mai scurt care respectă pragul clientului și îi spune omului exact locația. Dacă operatorul scanează alt lot, sistemul îl oprește pe loc. În plus, poți primi alerte pentru loturile care se apropie de expirare, cât încă mai ai timp să le vinzi. Diferența dintre ERP și WMS pe loturi e tratată pe larg în articolul ce este un WMS, care are și un tabel comparativ.
Pentru imaginea de ansamblu, cu indicatorii pe care îi urmărești lunar, vezi ghidul despre gestiunea stocurilor. Dacă vrei să afli cât stoc expirat sau lent ai acum și cât valorează, auditul de stoc îți dă lista în 5 zile lucrătoare.
FIFO scoate primul lotul care a intrat primul în depozit. FEFO scoate primul lotul care expiră primul, indiferent când a intrat. Cât timp loturile vin în ordinea termenelor, cele două dau același rezultat. Diferă când un lot primit mai târziu are termen mai scurt decât cel de pe raft.
Pentru orice marfă cu dată de expirare: alimente, băuturi, produse farma, cosmetice, chimice, unele materiale de construcții cu termen de utilizare. Pentru marfa fără termen, cum ar fi piesele sau sculele, FIFO e de ajuns, iar acolo rolul lui e să nu lase marfa veche să se învechească în spatele raftului.
Nu neapărat. În depozit, FIFO și FEFO sunt reguli fizice: ce lot iei de pe raft. În contabilitate, FIFO e o metodă de evaluare a ieșirilor din stoc, adică la ce preț le descarci. Poți culege FEFO și evalua contabil după altă metodă permisă. Ce metodă de evaluare folosește firma ta și ce permit reglementările se verifică cu contabilul.
Poți, dacă ai puține loturi și un om atent. Pui lotul și data expirării pe fiecare rând de stoc și sortezi după dată. Limita e că fișierul nu vede ce se întâmplă la raft: operatorul trebuie să-și amintească ce lot să ia, și nimic nu-l oprește dacă îl ia pe cel din față. Peste câteva sute de loturi active, greșelile încep să se adune.
Depinde de client. Lanțurile de retail cer de obicei un termen minim rămas la recepție, scris în contractul cu furnizorul. O practică des întâlnită e două treimi din termenul total, dar e o practică uzuală, nu o regulă: fiecare client are pragul lui, uneori diferit pe categorii. Pragul trebuie să fie în sistem, ca să nu pleci cu marfă pe care clientul o refuză.
Auditul operațional de stoc: exportul din ERP, 5 zile lucrătoare, 4.900 lei preț fix. Primești problemele în ordinea priorității, fiecare cu suma ei.
Florentin Ganea · 24.10.2026 · 7 min read
The short answer: FIFO (first in, first out) means the batch that came in first goes out first. FEFO (first expired, first out) means the batch that expires first goes out first, even if it came in later. For goods with an expiry date you use FEFO, for goods with no expiry FIFO is enough, and for the rule to hold at the shelf you need the batch and expiry date recorded from receiving all the way to picking.
In most warehouses I've seen, the rule written in the procedures is "FIFO". What happens at the shelf is different: the operator takes the case that's easiest to reach. As long as goods arrive in order of expiry, nobody notices. You notice at the stock count, when you find expired pallets at the back of the rack that nobody asked for, or when a retail customer sends a delivery back because the remaining shelf life is too short.
Watch out for a common confusion. The rules above are physical rules: which batch you take from the shelf. In accounting, FIFO and LIFO are stock valuation methods, meaning the cost at which you book the issues. They are two separate things: you can pick by FEFO in the warehouse and value stock by another method in the books. As far as I know, Romanian accounting regulations don't allow LIFO as a valuation method. Which method your company uses and what is allowed is something to check with your accountant.
| FIFO | FEFO | LIFO | |
|---|---|---|---|
| What goes out first | The batch received earliest | The batch that expires earliest | The batch received most recently |
| For which goods | Goods with no expiry: parts, tools, textiles, packaging | Goods with an expiry: food, drinks, pharma, cosmetics, chemicals | Rarely, bulk goods with no expiry, where access dictates the order |
| What data you need | The receiving date on each batch or pallet | Batch and expiry date, at receiving, by location and at picking | The receiving date |
| Excel | Sort by receiving date; the operator remembers the order | Batch and expiry columns, sort by date; nothing stops the wrong batch | Not worth tracking |
| ERP | Takes out the quantity, usually without a location | Batch on the document, if configured, but it doesn't say which rack to take it from | Same as FIFO |
| WMS | Chooses batch and location by receiving date | Chooses batch and location by expiry and blocks the wrong batch at scanning | Configurable, rarely used |
| The risk when it's done wrong | Old goods ageing at the back and turning into dead stock | Expired goods on the shelf, write-offs, deliveries refused by the customer | The goods at the bottom never go out |
When a batch comes in later but expires earlier. It happens more often than it seems: the supplier sends you goods from its own older stock, you bought a short-dated batch on offer, a customer return comes back with its own batch, or two plants of the same manufacturer have different shelf lives for the same product. With FIFO you would ship the old batch with a long expiry and leave on the shelf the new batch that expires in three weeks.
This is common in food, drinks, pharma, cosmetics and chemicals. If your warehouse holds goods with an expiry date, the right rule is FEFO, and FIFO becomes only the tie-breaker between two batches with the same expiry date.
Because a batch doesn't just have to go out on time, it has to reach the customer with enough shelf life left for them to sell it. Retail chains usually require a minimum remaining shelf life at receiving. A common practice is two thirds of the total shelf life: for a product with 12 months' shelf life, the customer wants at least 8 months left. It's a common practice, not a rule, and the exact threshold is in each customer's contract.
The practical consequence: FEFO on its own isn't enough. A batch that follows FEFO but has 5 months left is fine for a neighbourhood shop and refused by a hypermarket. The threshold per customer has to be kept somewhere the person preparing the order can see it, otherwise you find out at the customer's receiving dock.
Three points where the batch and expiry date have to be known:
On every stock row you put the product, batch, expiry date, location and quantity, sort by expiry date and print the list for picking. It works in a small warehouse, with few batches and one person who knows the goods. The limits show up fast: the file is updated after the goods have moved, so it's always a little behind, the operator has to remember which batch to take, and nothing stops them taking the case at the front. Once there are several operators or a few hundred active batches, the mistakes add up. Details in: WMS or Excel.
Most ERPs can hold the batch on the document, if configured. The batch appears on the invoice or the dispatch note, and traceability is solved on paper. What the ERP usually doesn't do is know which rack each batch is on. It tells you which batch to take out of stock, but not where to physically take it from, so the operator still searches from memory.
A WMS knows the batch on every location. At picking it chooses the batch with the shortest expiry that still meets the customer's threshold and tells the person the exact location. If the operator scans another batch, the system stops them on the spot. You can also get alerts for batches nearing expiry, while there's still time to sell them. The difference between an ERP and a WMS on batches is covered in detail in the article what a WMS is, which also has a comparison table.
For the big picture, with the indicators you track every month, see the guide to inventory management. If you want to know how much expired or slow stock you have now and what it's worth, the stock audit gives you the list in 5 working days.
FIFO ships first the batch that came into the warehouse first. FEFO ships first the batch that expires first, whenever it came in. As long as batches arrive in order of expiry, the two give the same result. They differ when a batch received later has a shorter expiry than the one already on the shelf.
For anything with an expiry date: food, drinks, pharma, cosmetics, chemicals, some building materials with a use-by date. For goods with no expiry, such as spare parts or tools, FIFO is enough, and there its job is to stop old stock ageing at the back of the rack.
Not necessarily. In the warehouse, FIFO and FEFO are physical rules: which batch you take from the shelf. In accounting, FIFO is a method for valuing stock issues, meaning the cost at which you take them out of the books. You can pick by FEFO and value stock by another permitted method. Which valuation method your company uses and what the regulations allow is something to check with your accountant.
You can, if you have few batches and a careful person. You put the batch and expiry date on every stock row and sort by date. The limit is that the file can't see what happens at the shelf: the operator has to remember which batch to take, and nothing stops them taking the one at the front. Above a few hundred active batches, the mistakes start to add up.
It depends on the customer. Retail chains usually require a minimum remaining shelf life at receiving, written into the supplier contract. A common practice is two thirds of the total shelf life, but it's a common practice, not a rule: each customer has its own threshold, sometimes different by category. The threshold has to be in the system, so you don't ship goods the customer will refuse.
The operational stock audit: your ERP export, 5 working days, 4,900 lei fixed price. You get the problems in order of priority, each with its amount.