Florentin Ganea · 19.10.2026 · 6 minute de citit
Majoritatea depozitelor mici și mijlocii pornesc cu Excel sau cu modulul de gestiune din ERP. La început e alegerea corectă: nu costă nimic, toată lumea știe să-l folosească și îl schimbi în cinci minute. Întrebarea nu e dacă Excelul e „rău”, ci din ce moment începe să coste mai mult decât un WMS.
Merită să treci la un WMS când greșelile de la culegere, timpul pierdut căutând marfa și inventarele lungi te costă pe lună mai mult decât abonamentul unui WMS. Sub un anumit volum, Excelul și ERP-ul ajung, iar un WMS ar fi doar încă un sistem de întreținut.
Excelul merge bine într-un depozit în care:
Dacă așa arată depozitul tău, nu ai nevoie de WMS. Ai nevoie, cel mult, de un fișier bine ținut și de un inventar făcut la timp.
La fiecare inventar apar diferențe pe care nu le poate explica nimeni. Fișierul arată ce s-a introdus, nu ce s-a mișcat de fapt.
Dacă un singur om știe unde stă fiecare produs, depozitul încetinește când el lipsește. Într-unul din proiectele noastre, un depozit cu peste 2.000 de referințe, operatorii pierdeau 4,2 ore pe zi căutând produse.
În același depozit, 18% din culegeri aveau produsul sau cantitatea greșită. Fiecare greșeală înseamnă un retur, un transport în plus și un client nemulțumit.
FEFO (iese primul ce expiră primul) ținut în Excel înseamnă că operatorul trebuie să-și amintească ce lot expiră mai devreme. Un WMS îi spune ce lot să ia, de pe ce locație.
Fără locații în sistem, inventarul înseamnă să numeri tot depozitul odată. Cu un WMS poți face inventar ciclic, pe zone, fără să oprești expedierile.
Când lucrează mai mulți oameni sau mai multe depozite, fiecare ajunge să aibă „fișierul lui”. Cifrele nu se mai potrivesc, iar dimineața începe cu întrebarea care e versiunea bună.
Dacă la fiecare creștere de volum angajezi încă un operator în loc să schimbi felul în care se lucrează, costul pe comandă crește odată cu firma.
Dacă te regăsești în trei sau mai multe dintre ele, merită să faci calculul de mai jos.
Costurile Excelului nu apar ca linie în contabilitate. Apar ca ore de căutat, retururi, marfă expirată și comenzi date de două ori. La un distribuitor FMCG cu trei depozite ținute în Excel am găsit 147 de produse fără nicio ieșire în 90 de zile, în valoare de 18.500 €, și 61 de zile de stoc mediu, față de 35, cât ar fi fost normal.
Trebuie spus și invers: o parte din aceste pierderi se rezolvă fără WMS. În depozitul cu 18% erori, doar reorganizarea locațiilor după cât de des se cere fiecare produs a coborât erorile la 4% și timpul de culegere cu 40%, în două luni. De aceea, înainte de orice software, merită să știi de unde vine problema.
Sunt două variante. Un WMS clasic, instalat pe serverul tău, vine cu licențe, consultanți și o implementare care durează de obicei luni. Un WMS în cloud se plătește lunar și se pornește în zile.
Ca reper, la Stratiq, WMS-ul nostru, planul pentru un depozit costă 2.500 € implementarea și 149 € pe lună, iar planul cu mai multe depozite și integrare Odoo costă 6.000 € și 449 € pe lună.
Calculul e simplu: adună orele pierdute pe lună căutând marfă și corectând greșeli, valoarea retururilor și a mărfii expirate. Dacă suma trece de abonament, WMS-ul se plătește singur.
Pornești cu un cont de test pe câteva articole, definești locațiile, lipești etichete cu cod de bare pe rafturi, imporți articolele și stocul și instruiești operatorii pe telefon sau scanner. La un WMS în cloud, totul se face în mai puțin de o săptămână, în timp ce depozitul lucrează normal. Pașii sunt descriși pe larg în pagina despre implementarea unui WMS.
Trimite un export de stoc și mișcări. În 24–48h îți spunem dacă problema e în depozit sau în aprovizionare.